Información Legal

NIRVANA NF S.A.S. en el desarrollo de su objeto social da tratamiento a datos personales de clientes, empleados, proveedores, accionistas y grupos de interés. En razón a ello y en cumplimiento de la normatividad aplicable (Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Decreto 1337 de 2013, entre otras) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante “Política”).

1. ALCANCE: NIRVANA NF S.A.S. durante la ejecución de su actividad podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con aquellas que pertenezcan o lleguen a pertenecer a NIRVANA, o quien represente sus derechos u ostenten en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier condición. Se entenderán que son parte de NIRVANA, NIRVANA NF S.A.S. y las sociedades que pertenezcan o puedan pertenecer al Grupo, de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o aquellas en las cuales éstas, directo o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior en adelante “NIRVANA”). La presente Política está dirigida a los clientes y/o usuarios, empleados, candidatos, proveedores, aliados, accionistas y en general a los grupos de interés sobre los cuales NIRVANA realiza tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para entendimiento y claridad de esta Política por parte de los Titulares:
   1. Autorización:consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
   2. Aviso de privacidad:comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento de datos por parte de NIRVANA.
   3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
   4. Dato personal:cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
   5. Dato público:dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
   6. Dato privado:dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
   7. Dato semiprivado:dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
   8. Dato sensible:es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
   9. Encargado del tratamiento:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
   10. Responsable del tratamiento:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
   11. Titular:persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, ya sea directa o indirectamente. 
   12. Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
   13. Transmisión de datos:tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
   14. Tratamiento:cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

3. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

• Razón social: NIRVANA NF S.A.S
• NIT: 900714526 – 1
• Dirección: calle 185·45-03 Torre empresarial Centro comercial Santafé oficina 816, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico: comercial@nirvananf.com 
• Teléfono: (601) 4665358

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: NIRVANA se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios: 

• Principio de legalidad: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad:el tratamiento de los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
• Principio de libertad:el tratamiento de los datos personales se ejercerá sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad o calidad:la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. Se encuentra prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia:los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida:el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, NIRVANA no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Principio de seguridad:la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad:todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
• Principio de necesidad y proporcionalidad: los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
• Principio de temporalidad.Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por durante el término de la relación comercial, más el término que establezca la ley.

5. AUTORIZACIONES: NIRVANA solicitará la autorización de manera previa, expresa e informada al titular o responsable de los datos objeto de tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, verificación y trazabilidad posterior. Lo anterior, sin perjuicio de que, la autorización podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato o del responsable de su tratamiento.

En virtud de su naturaleza y objeto social, NIRVANA recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular o responsable de la información.

NIRVANA conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información. 

En las autorizaciones suscritas por los clientes y clientes potenciales, NIRVANA incluirá una declaración en donde el cliente o cliente potencial manifieste que cuenta con autorización por parte del titular de los datos personales de compartir 

Se pone de presente que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública,
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Así mismo, cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, NIRVANA tendrá las siguientes consideraciones especiales: 

5.1. Datos sensibles 

Para el tratamiento de datos sensibles, NIRVANA. informará al titular de los datos lo siguiente: 

• Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento. 
• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
• El tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles. 
• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

5.2. Datos de niños, niñas y adolescentes. 

NIRVANA se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen. 

Para efectos de cumplir lo anterior, NIRVANA actuará de conformidad con lo siguiente: 

• Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
• Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
• Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

6.1. Clientes

• Desarrollar los procesos que se requieran para la adecuada prestación de los servicios por contratar o contratados.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios.
• Evaluar, mantener y mejorar la relación comercial con NIRVANA.
• Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Consultar, solicitar y obtener información financiera y/o datos personales que se encuentren en centrales u operadores de información o cualquier autorizado para tratar mis datos o los de los pagadores de las facturas emitidas, con el fin de que NIRVANA evalúe la solicitud de productos o servicios, actualice los datos o realice perfilamiento teniendo en cuenta la información necesaria para el desarrollo de la relación comercial.
• Recibir información por parte de NIRVANA respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, cualquier red social de integración o mensajería instantánea, direcciones físicas informadas, entre otras.
• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y el manejo de cartera vencida, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
• Suministrar información comercial, legal, de productos y servicios, de seguridad, o de cualquier otra índole.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
• Conocer el estado de las operaciones de cualquier naturaleza o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con NIRVANA,
• Desarrollar e implementar herramientas de actividades ilegales, tales como, el lavado de activos, la financiación del terrorismo, corrupción, proliferación de arnas de destrucción masiva, entre otras.
• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
• Compartir mi información con aliados comerciales y estratégicos, a efectos de realizar el ofrecimiento y desarrollo de ofertas.
• Transmitir la información a encargados y/o responsables nacionales o internacionales con los que NIRVANA tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la compañía.
• Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento.

6.2. Aspirantes y colaboradores 

• Evaluar, corroborar y determinar el cumplimiento del candidato con los requisitos del cargo al que se postula.
• Compartir la información de candidatos con terceros para la validación de confiabilidad, lo cual incluye consultar, solicitar y obtener información acerca de su comportamiento financiero, comercial y crediticio, de forma previa a su vinculación.
• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad en relación con los empleados y exempleados.
• Acceso y autorización de los beneficios otorgados por NIRVANA, según los requisitos definidos en cada caso.
• Compartir los datos personales para ser contactado directamente o por terceros, con la finalidad de ser informado o participar en actividades desarrolladas por NIRVANA.
• Emplear los datos personales en campañas internas.
• Consultar sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento del Código de Buen Gobierno.
• Transmitir la información a encargados y/o responsables nacionales o internacionales con los que NIRVANA tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la compañía.

6.3. Proveedores, aliados y contratistas 

• Realizar el proceso de vinculación del proveedor, aliado o contratista en cumplimiento de los procedimientos y políticas internas.
• Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de NIRVANA.  
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos. 
• Consultar, solicitar y obtener información financiera y/o datos personales que se encuentren en centrales u operadores de información.
• Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.
• Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento.
• Transmitir la información a encargados y/o responsables nacionales o internacionales con los que NIRVANA tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la compañía.

6.4. Accionistas 

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad.
• Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas. 
• Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
• Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones. 
• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, corrupción y proliferación de proliferación de armas de destrucción masiva y demás actividades ilícitas que resulten relevantes de seguimiento por parte de NIRVANA. 

7. DERECHOS DELOS TITULARES

• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización de tratamiento de sus datos personales y ser informados del tratamiento que NIRVANA realiza sobre los datos personales. La solicitud o revocatoria supresión no procederá cuando exista un deber legal o deber contractual de permanecer en la base de datos.
• Presentar solicitudes y reclamaciones relacionadas con la regulación vigente en materia de protección de datos personales. Las personas con interés legítimo solamente podrán presentar consultas, quejas y/o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el procedimiento para la atención de consultas, quejas y reclamos por NIRVANA, establecido en la presente Política.
• En concordancia con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas: 
• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8. DERECHOS DE NIRVANA

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de habeas data.
• Conservar copia de la autorización otorgada o prueba de ésta.
• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar y rectificar la información respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
• Suministrar al encargado del tratamiento, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable NIRVANA, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales.
• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

9.1. Consultas

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, previa acreditación de su identidad, podrán solicitar por medio de los canales habilitados que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de NIRVANA.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

9.2. Reclamos

9.2.1 Corrección, actualización, supresión y revocatoria

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, previa acreditación de su identidad, que consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de NIRVANA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos, podrán presentar queja y/o reclamo, en los siguientes términos:

9.2.1.1 Requisitos para presentar un reclamo:

• Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación y allegando los documentos necesarios para validar su identidad.
• Describir los hechos que dan lugar a la reclamación de forma clara y expresa.
• Acompañar la petición con las pruebas que pretenda hacer valer. 
• Referir los canales de contacto del peticionario, tales como teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud. 

9.2.1.2 Procedimiento

Si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, NIRVANA entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando NIRVANA no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de dicha situación al interesado. 

En el caso que el reclamo sea recibido completo, NIRVANA contará con el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante NIRVANA, como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. 

Para los casos de supresión total o parcial de datos personales, NIRVANA analizará la solicitud y comunicará su decisión al peticionario. No procederá la supresión de la información cuando exista un deber legal o contractual de que conservar los datos personales en la base de datos de la compañía. En caso de que los sistemas empleados por NIRVANA no permitan la eliminación de datos, la empresa garantizará que la información no pueda ser consultada por la parte comercial en el ejercicio de sus funciones.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

9.3. Canales de atención de consultas, quejas y/o reclamos

Los siguientes canales de atención para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir por parte de los interesados legítimos son la fuerza comercial especializada, la dirección física del responsable de tratamiento de datos y el correo electrónico judicial@nirvananf.com

10. VIDEO VIGILANCIA

NIRVANA cuenta con cámaras de video vigilancia en los sitios internos y externos de sus instalaciones. La información recolectada a través de este mecanismo de control de accesos y seguridad de los empleados y visitantes. Las imágenes recopiladas no son compartidas con terceros, salvo que medie mandato legal, orden judicial o de autoridad competente. 

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES NACIONAL Y/O INTERNACIONAL

NIRVANA como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

NIRVANA verificará el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, así como revisará la normativa vigente en dicho país para determinar si se cumplen las condiciones necesarias para garantizar los niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia. Asimismo, se compromete a realizar la declaración de conformidad cuando corresponda, y a suscribir un contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de dicha transferencia.

12. RELACIONAMIENTO CON TERCEROS, ENCARGADOS, ALIADOS ESTRATÉGICOS Y COMERCIALES

Sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, NIRVANA estará facultado para solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente con el fin de verificar y asegurar el cumplimiento de las disposiciones del régimen de protección de datos personales en Colombia. En este sentido, NIRVANA podrá requerir a terceros y/o encargados que demuestren, ya sea antes, durante o después de la relación que los vincule, su conformidad con los requisitos establecidos por dicho régimen.

13. COOKIES

Nuestro sitio web utiliza cookies, que son archivos enviados por un servidor web al dispositivo de almacenamiento del usuario que lo visita. Estas cookies contienen información sobre las preferencias del usuario y sus patrones de navegación. Utilizamos cookies con el fin de mejorar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística y presentar contenido relacionados con sus preferencias mientras navegan por nuestro sitio.

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Esta la podemos dejar para tenerla en cuanto este habilitada la app.

14. VIGENCIA

La presente Política empieza a regir a partir del 20 de Enero de 2026

Cualquier actualización o modificación, será informada en la página web: https://www.nirvananf.com/co/politicas-de-privacidad o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso